Komunikacije, Marketing, Prodaja, Zadnje objave

Letno poročilo – nujen »nebodigatreba« ali enkratno komunikacijsko in prodajno orodje?

V velikih gospodarskih družbah (vedno pogosteje pa tudi v srednjih ali manjših podjetjih) je konec decembra in v začetku januarja posebej živahno. Ne le zato, ker se finančno in računovodsko zaključuje preteklo leto in dokončujejo načrti za novo, ampak tudi zato, ker se začenjajo priprave za letno poročilo. Medtem ko ga eni razumejo zgolj kot izpolnitev formalnih zakonskih zahtev (saj ga za delniške družbe predpisuje Zakon o gospodarskih družbah), drugi kot nujo, ker tako zahteva matična družba ali se je tako pač odločilo vodstvo podjetja, pa tretji pa v njem vidijo predvsem odlično marketinško in prodajno gradivo.

Ne glede na to, v katero kategorijo sodi vaše podjetje, vemo,  da je letno poročilo za večino res zahteven in velikokrat zelo obsežen projekt, ki od vodje projekta zahteva »trdo roko« in odlično organiziranost. Končni izdelek pa je eden najbolj izpostavljenih dokazov komunikacijske (ne)odličnosti podjetja.

V dveh letih sodelovanja z naročniki pri pripravi besedil in pri prevajanju letnih poročilih, smo se tudi v Infi marsičesa naučili. Zato za vas povzemamo nekaj tipičnih težav, ki spremljajo nastanek tega dokumenta – da se boste v procesu priprave letnega poročila čutili bolj pripravljen na vse, kar vas čaka na poti (ali, kar ste nemara letos že dali skozi):
•    Odpor sodelavcev, zadolženih za pripravo posameznih prispevkov, do projekta
Razlogi za odpor in nepripravljenost sodelovati so največkrat v tem, da prihaja zahteva po prispevku za letno poročilo, kot dodatna naloga ob že tako zapolnjenem urniku. K temu je potrebno dodati še nerazumevanje »širše slike« in razlogov, zakaj podjetje sploh potrebuje letno poročilo. Nenazadnje, pa ugotavljamo, da veliko ljudi pač ni navdušenih nad pisnim izražanjem.

•    Pomanjkanje avtoritete »vodje projekta«
Najpogosteje so projekti priprave letnih poročil v podjetjih zaupani oddelkom oz. službam za marketing ali za odnose z javnostmi, ki v procesu nastajanja sami težko vzpostavijo avtoriteto znotraj podjetja. Zato si mora vsak vodja projekta priprave letnega poročila poiskati »sponzorja« v najvišjem vodstvu podjetja (najbolje kar predsednik ali član uprave), ki mu bo pomagal vzpostaviti avtoriteto med ostalimi sodelavci in doseči želeno stopnjo odzivnosti in sodelovanja.
•    Tesni roki in zahtevno koordiniranje različnih udeležencev v projektu
Ne glede nato, kako zgodaj se v podjetjih začnejo pripravljati na letna poročila, se zdi, da se v mnogih primerih na koncu znajdejo v časovni stiski.  Priprava letnega poročila je eden tistih projektov, ki res zahteva  skrbno načrtovanje, z razumno postavljenimi roki za posamezne faze in z veliko vmesnimi kontrolnimi točkami. Le tako je mogoče zagotoviti, da bo vodja projekta v vseh fazah imel projekt pod nadzorom, da bo od ostalih sodelavec prejel prispevke do določenega roka, jih lahko nato posredoval zunanjih sodelavcem (npr. svetovalnim podjetjem, kakršna je denimo Infa, ki podjetjem svetujejo in pomagajo urejati besedila že v fazi nastajanja, potem pa še prevajalcem, lektorjem, oblikovalcem, tiskarjem in podobno).
•    Zaradi »gozda ne vidimo drevesa« ali z drugimi besedami, ob veliki količini podatkov, ki jih vsebuje letno poročilo, v podjetjih mnogokrat izgubijo tisto vsebinsko (bolj marketinško oziroma prodajno) noto letnega poročila.
Kljub temu, da mora letno poročilo vsebovati obsežne in podrobne računovodske podatke, pregled poslovanja podjetja po posameznih segmentih in podobne vsebine, naj bo ta dokument spretno izkoriščen tudi za komuniciranje naslednjih elementov:

• Vizije in poslanstva podjetja
• Pozitivne podobe podjetja (npr. kot družbeno odgovornega, tehnološko naprednega in podobno)
• Graditve zaupanja poslovne javnosti (zlasti potencialnih investitorjev, lastnikov)
  
• Ambicioznih načrtov za prihodnost
• Privlačnosti podjetja kot dobrega delodajalca (npr. skozi pozitivne izjave zaposlenih in podobno) in nenazadnje
• Odnosa podjetja do svojih zaposlenih

Na Infinih straneh bomo pisali tudi o drugih vidikih priprave letnih poročil, npr. o prevajanju le-teh, zato vas vabimo k ponovnemu obisku področja Aktualno na naši spletni strani.